makalah organisasi dan pembagian kerja

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Bagi sebuah perusahaan adanya struktur organisasi sangat diperlukan. Terutama bagi mereka yang percaya bahwa bagan organisasi diperlukan guna menjamin manajemen yang efektif, akan menjadi bingung bila hal tersebut tidak ada. Individu tidak akan memahami pekerjaan mereka, apa yang harus dilakukan, bagaimana pekerjaan mereka akan bisa memenugi pekerjaan subunit lain. Dengan tidak adanya bagan organisasi untuk mengklarifikasikan hubungan, maka hal yang tidak logik dan kekaburan akan terjadi. Kenyataannya, setiap proses dari pembuatan bagan organisasi merupakan tes yang baik bagi keberadaan bagian tersebut, karena setiap hubungan yang tidak bisa dibuatkan bagannya tampkanya akan menjadi kurang kuat dan karenanya membingungkan mereka yang bekerja di dalamnya.

Mereka yang mendukung dengan kuat percaya bahwa manajemen akan memilih struktur organisasi dengan spesifikasi tertulis atas persyaratan-persyaratan penting dari masing-masing tingkat manajemen, departemen , komite dan pekerjaan atau kelompok pekerjaan yang sama. Materi ini memberikan kepada kita individu dan kelompok informasi guna membantu memahami bagaimana usaha mereka berkorelasi dengan usaha pihak lain. Dibeberapa contoh, perusahaan kecil yang dapat berjalan dengan baik di tahap awal perkembangan mereka, mulai gagal bila pendirinya tidak bisa terus menerus memanajemeni denan gaya pribadi mereka. Transisi dari keberhasilan perusahaan kecil menjadi perusahaan besar ang berhasil, terganggu karena karyawan melakukan pekerjaan yang sesuai dengan kepribadian dan keterampilan khusus mereka dibanding dengan pekerjaan yang diperlukan utnuk kinerja organisasi. Bagan organisasi dan dokumen pendukung diperlukan dari saat awal keberadaan perusahaan, tidak hanya bila telah menjadi besar bagi satu orang untuk memanajemeni.

Struktur organisasi dihasilkan dari keputusan manajerial mengenai empat atribut penting dari seluruh organisasi: pembagian kerja, dasar departementasi, ukuran departemen, dan pendelegasian wewenang. Keputusan yang dibuat manajer dipengaruhi oleh faktor desain pekerjaan dan desain organisasi seperti perbedaan individu, kompetensi tugas, teknologi , ketidakpastian lingkungan strategi, dan karakteristik manajer tertentu. Atribut struktur menentukan seberapa luas organisasi mencerminkan dimensi formal, kompleksitas dan sentralisasi. Struktur organisasi berkontribusi pada efektivitas organisasi dan hubungannya dalam menjustifikasi minat.

1.2 Identifikasi Masalah

Pokok – pokok masalah

1. Apa itu struktur organisasi?

2. Elemen apa saja yang terkandung dalam struktur organisasi tersebut?

3. Apa bentuk dan fungsi struktur organisasi itu sendiri?

1.3 Tujuan

Adapun yang menjadi tujuan laporan ini adalah

1. Untuk mengetahui pengertian struktur organisasi

2. Untuk mengetahui apa saja yang terkandung dalam struktur organisasi tersebut

3. Untuk mengetahui bentuk dan fungsi struktur organisasi tersebut.

1.4 Manfaat

Laporan ini bermanfaat bagi penulis bahwa dalam setiap perusahaan baik itu perusahaan kecil ataupun besar harus memiliki struktur organisasi yang baik dan benar.

BAB II

PENGORGANISASIAN

A.      Pengorganisasian

1.    Pengertian Organisasi

Organisasi adalah suatu kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan bersama yang diinginkan dan mau terlibat dengan peraturan yang ada. Organisasi ialah suatu wadah atau tempat untuk melakukan kegiatan bersama agar dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama. Jadi secara sederhana, pengorganisasian (Organizing) adalah proses pengaturan sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang diinginkan dengan memperhatikan lingkungan yang ada.

Pengorganisasian merupakan fungsi kedua dalam Manajemen dan pengorganisasian didefinisikan sebagai proses kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya. Dengan demikian hasil pengorganisasian adalah struktur organisasi.

Pengertian organisasi menurut berbagai para ahli antara lain:

1.    Organisasi Menurut Stoner

Organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan manajer mengejar tujuan bersama.

2.    James D. Mooney (1974)

Organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.

3.    Ralp Currier Davis (1951)

Organisasi adalah sesuatu kelompok orang-orang yang sedang bekerja ke arah  tujuan bersama di bawah kepemimpinan.

4.    Daniel E. Griffths (1959)

Organisasi adalah seluruh orang-orang yang melaksanakan fungsi-fungsi yang berbeda tetapi saling berhubungan dengan yang dikoordinasikan agar sebuah tugas dapat diselesaikan.

5.    Chester I. Bernard

Organisasi merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

2.    Teori-Teori Organisasi

Teori organisasi merupakan teori yang mempelajari kinerja dalam sebuah organisasi. Salah satu kajian teori organisasi, diantaranya membahas tentang bagaimana sebuah organisasi menjalankan sebuah fungsi dan mengaktualisasikan visi dan misi organisasi tersebut. Selain itu, dipelajari bagaimana sebuah organisasi mempengaruhi dan dipengaruhi oleh orang-orang didalamnya maupun lingkungan kerja organisasi tersebut.

Teori organisasi pertama kali muncul pada abad ke-19 karena pengaruh Revolusi Inggris. Secara umum, teori organisasi merupakan rangkuman konsep, ikhtisar, tinjauan dan pendapat yang berkaitan dengan metode pemecahan masalah organisasi agar mampu mencapai tujuannya secara efektif dan efisien.

Berdasarkan perkembangannya yang dialami, teori organisasi selalu mengalami evolusi dari masa ke masa. Secara garis besar, evolusi teori organisasi bisa dibedakan ke dalam tiga kelompok, yakni teori organisasi klasik, teori organisasi neoklasik, dan teori organisasi modern.

Pengertian Struktur Organissasi

Struktur organisasi adalah sturktur yang terdiri dari hubungan antara pekerjaan dan kelompok pekerjaan yang relatif tetap dan stabil dengan tujuan memengaruhi perilaku individu dan kelompok guna mencapai prestasi yang efektif.

1.    Teori Organisasi Klasik

Teori organisasi yang berkembang mulai awal abad ke-19 digolongkan kedalam teori organisasi klasik atau disebut juga “teori tradisional” atau “teori mesin”. Pada masa ini organisasi divisualisasikan sebagai sekelompok orang yang membentuk lembaga. Tiap-tiap bagian organisasi tersebut memiliki spesialisasi dan sentralisasi dalam tugas dan wewenang.

Dalam teori organisasi klasik ini, dinyatakan bahwa sebuah organisasi terdiri atas empat unsur pokok, yakni sebagai berikut :

1.    Kegiatan yang tersistem dan terkoordinasi

2.    Adanya sekelompok orang dengan spesialisasi tertentu

3.    Kerja sama antara sekelompok orang dengan spesialisasi yang berbeda

4.    Adanya kekuasaan dan kepemimpinan yang mengendalikan sistem tersebut.

Para penganut teori organisasi klasik meyakini bahwa organisasi bergantung pada kekuasaan, saling melayani, doktrin, dan disiplin. Teori organisasi klasik kemudian berkembang menjadi tiga aliran, yaitu teori birokrasi, administrasi, dan manajemen ilmiah.

a.    Teori Birokrasi

Teori ini dikemukakan secara jelas. Model organisasi birokrasi ini mempunyai karakteristik-karakteristik struktural tertentu yang dapat dikemukakan di setiap organisasi kompleks dan modern. Weber mengemukakan karakteristik-karakteristik birokrasi sebagai berikut :

1.    Pembagian kerja yang jelas.

2.    Hirarki wewenang yang dirumuskan secara baik.

3.    Program rasional dalam pencapaian.

4.    Sisitem prosedur bagi penanganan situasi kerja.

5.    System aturan yang mencangkup hak-hak dan kewajiban-kewajiban posisi para pemegang jabatan.

6.    Hubungan-hubungan antar pribadi yang sifatnya “impersonal”.

Jadi birokrasi adalah sebuah model organisasi normative, yang menekankan struktur dalam organisasi.

b.   Teori Administrasi

Teori administrasi adalah bagian kedua dari teori organisasi klasik. Teori ini sebagian besar dikembangkan atas dasar sumbangan Henri Fayol dan Lyndall Urwick dari Eropa, serta Mooney dan Reiley di Amerika.

a.    Henry Fayol

Henry Fayol seorang industralis dari perancis pada tahun 1916 telah menulis masalah-masalah tehnik dan administrasi dalam bukunya yang terkenal Administration Industrielle et Generale (Administrasi Industri dan Umum). Fayol menyatakan bahwa semua kegiatan-kegiatan industrial dapat dibagi menjadi enam kelompok :

1.    Kegiatan-kegiatan tehnikal

2.    Kegiatan-kegiatan komersial

3.    Kegiatan-kegiatan finansial

4.    Kegiatan-kegiatan keamanan

5.    Kegiatan-kegiatan akutansi

6.    Kegiatan-kegiatan manajerial

Fayol mengemukakan dan membahas empat belas kaidah manajemen yang menjadi dasar perkembangan teori adminstrasi, yaitu :

1.      Pembagian kerja (division work)

2.      Wewenang dan tanggung jawab (authority and responsibility)

3.      Disiplin (discipline)

4.      Kesatuan perintah (unity of command)

5.      Kesatuan pengarahan (unity of direction)

6.      Mendahulukan kepentingan umum daripada kepentingan pribadi (subordination of individual  interest to general interest)

7.      Balas jasa (remuneration of personnel)

8.      Sentralisasi (centralization)

9.      Rantai scalar (scalar chain)

10.  Aturan (order)

11.  Keadilan (equity)

12.  Kelanggengan personalia (stability of tenure of personnel)

13.  Inisiatif (initiative)

14.  Semangat korps (esprit de corps)

Disamping itu, fayol memerinci fungsi-fungsi kegiatan administrasi menjadi “elemen-elemen manajemen” yang juga dikenal dengan Fayol’s Functionalism atau teori fungsionalisme Fayol , yaitu :

1.    Perencanaan (planning),

2.    Pengorganisasian (organizing),

3.    Pemberian perintah (commanding),

4.    Pengkoordinasian (coordinating), dan

5.    Pengawasan (controlling)

b.   Urwick dan Gulick

Luther Gulick dan Lydall Urwick, menggunakan pengalaman manajerial mereka dalam menguraikan prinsip-prinsip Fayol, yang tercermin dalam dua makalahnya tehnikal Problem dan The Function of Administration. Dalam makalah-makalah mereka, Gulick dan Urwick memperkenalkan prinsip-prinsip yang berhubungan dengan pembagian kerja, koordinasi, penciptaan departemen-departemen yang disusun atas dasar “tujuan, proses, personalia, dan tempat“ dan penggunaan staff. Urwick terutama melihat kesulitan-kesulitan administrasi, penerapan kaidah-kaidah organisasi (terutama birokrasi) dalam praktek, sehingga dia mengembangkan teknik-teknik penerapannya yang kemudian dikenal dengan Urwick’s Technique.

c.    Mooney dan Reilly

Di Amerika Serikat, James D.Mooney dan Allen Reilly dalam tahun 1931 menulis dan menerbitkan buku mereka,Onward Industry di mana buku ini mempunyai dampak besar pada praktek manajemen di Amerika. Mereka menekankan 3(tiga) prinsip organisasi yang mereka teliti dan temukan telah dijalankan dalam organisasi-organisasi pemerintahan, agama, militer, dan bisnis. Ketiga prinsip tersebut adalah:

1.    Prinsip Koordinasi

2.    Prinsip Skalar

3.    Prinsip Fungsional

c.    Manajemen Ilmiah

Manajemen ilmiah dikembangkan oleh Frederick Winslow Taylor. Teori manajemen ilmiah masih banyak dijumpai dalam praktek-praktek manajemen modern. Dalam buku-buku literature, manajemen ilmiah sering diartikan berbeda. Arti pertama, manajemen ilmiah merupakan penerapan masalah-masalah organisasi. Sedangkan arti kedua, manajemen ilmiah adalah seperangkat mekanisme-mekanisme atau teknik-teknik.

F.W. Taylor menuangkan gagasannya dalam tiga makalah yaitu Shop Management, The Principles of Scientific yang menghasilkan empat kaidah dasar manajemen yang harus dilaksanakan dalam organisasi perusahaan, yaitu :

1.      Menggantikan metode-metode kerja dalam praktek dengan berbagai metode yang dikembangkan atas dasar ilmu pengetahuan tentang kerja ilmiah yang benar.

2.      Mengadakan seleksi, latiahn-latiahan, dan pengembangan para karyawan secara ilmiah, agar memungkinkan para karyawan bekerja sebaik-baiknya sesuai dengan spesialisasinya.

3.      Pengembangan ilmu tentang kerja serta seleksi, latihan dan pengembangan secara ilmiah harus diintegrasikan, sehingga para karyawan memperoleh kesempatan untuk, mencapai tingkat upah yang tinggi, sementara manajemen dapat menekan biaya produksi menjadi rendah.

4.      Untuk mencapai manfaat manajemen ilmiah, perlu dikembangkan semangat dan mental para karyawan melalui pendekatan antara karyawan dan manajer sebagai upaya untuk menimbulkan suasana kerja sama yang baik.

2.    Teori Neoklasik

Aliran teori organisasi Neoklasik muncul sebagai akibat dari ketidakpuasan terhadap teori organisasi klasik, ketiga teori organisasi yang tergabung dalam teori organisasi klasik tersebut dinilai sangat kaku dan mengabaikan hubungan manusiawi. Teori organisasi neoklasik memberi perhatian khusus pada aspek psikologis dan sosial pada diri anggota organisasi, baik sebagai individu maupun kelompok kerja.

Salah satu pencetus teori ini adalah Hugo Munsterberg, tertuang dalam bukunya, Psychology and Industrial Effeciency yang terbit pada 1913, dan dinilai sebagai rantai penghubung evolusi teori manajemen ilmiah menuju neoklasik.

3.    Teori Modern

Teori organisasi klasik dan teori organisasi neoklasik ternyata dinilai belum memuaskan untuk tuntunan manajemen modern. Banyak kelemahan dan ketimpangan yang masih ditemukan sehingga mendorong munculnya teori organisasi modern pada 1950.

Teori organisasi modern ini kemudian dikenal dengan nama “Analisis Sistem” atau “Teori Terbuka” yang memandang organisasi sebagai satu kesatuan dari berbagai unsur yang saling bergantung. Beberapa perbedaan mencolok antara teori modern dengan teori klasik adalah sebagai berikut :

1.      Teori organisasi klasik menitikberatkan pada análisis dan deskripsi sementara teori organisasi modern menekankan pada keterpaduan dan perancangan secara menyeluruh.

2.      Teori organisasi klasik terfokus pada konsep, skalar, dan hubungan vertikal, sementara teori organisasi modern cenderung horizontal, dinamis, dan multidimensi.

Teori Organisasi di Indonesia

Organisasi di Indonesia tidak menekankan análisis dan deskripsi sendiri-sendiri. Selain itu, konsep dinamis, horizontal dan multidimensi yang ditujukkan sebagian besar organisasi di Indonesia semakin memperkuat pandangan bahwa teori organisasi yang diterapkan di Indonesia lebih banyak dipengaruhi oleh teori organisasi modern.

2.    Bentuk-Bentuk Organisasi

Ada beberapa bentuk berbeda dari struktur organisasi dalam sebuah tim. Tim yang sudah terorganisir dan tersturktur dengan baik sangatlah penting, karena akan mengarahkan tim tersebut menjadi sebuah tim yang ahli dan cakap dalam bekerja. Pengambilan keputusan dalam sebuah tim bergantung pada bagaimana cara tim tersebut akan bekerja bersama.

Ada 4 bagan struktur organisasi menurut Henry G. Hodges, yaitu :

1.      Bentuk Piramida, merupakan bentuk yang paling banyak digunakan, sederhana, jelas, dan mudah dimengerti.

2.      Bentuk Vertikal, hampir sama dengan bentuk piramidal dalam pelimpahan kekuasaan.

3.      Bentuk Horizontal, aliran wewenang dan tanggung jawab digambarkan dari kiri ke kanan.

4.      Bentuk Melingkar, menekankan pada hubungan antara satu jabatan dengan jabatan lainnya.

Bentuk-bentuk organisasi dibedakan atas :

1.    Organisasi Fungsional

Suatu organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian yang mempunyai jabatan fungsional untuk dikerjakan kepada para pelaksana yang mempunyai keahlian khusus.

2.    Organisasi Fungsional dan Garis

Bentuk organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian dibawahnya yang mempunyai keahlian tertentu serta sebagian dilimpahkan kepada pejabat fungsional yang koordinasinya tetap diserahkan kepada kepala bagian.

3.    Organisasi Komite

Bentuk organisasi dimana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu dilaksanakan secara kolektif oleh sekelompok pejabat, yang berupa komite atau dewan atau board dengan pluralistik manajement.

4.    Organisasi Garis dan Staff

Suatu bentuk organisasi dimana pelimpahan wewenang berlangsung secara vertikal. Manajer ditempatkan satu atau lebih pejabat staff yang tidak mempunyai wewenang memerintah tetapi hanya sebagai penasehat.

5.    Organisasi Matrix

Organisasi dimana penggunaan struktur organisasi menunjukan dimana para spesialis yang mempunyai keterampilan dimasing-masing bagian dari bagian perusahaan dikumpulkan lagi menjadi satu untuk mengerjakan suatu proyek yang harus diselesaikan

B.       Struktur Organisasi

Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen (unit-unit kerja) dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan menunjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut diintegrasikan (koordinasi). Selain daripada itu struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan.

Struktur Organisasi dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal organisasi diolah. Struktur organisasi terdiri atas unsur  spesialisasi kerja, standarisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan ukuran satuan kerja.

Salah satu contoh struktur tradisional adalah record daftar gaji karyawan, dimana karyawan digambarkan dengan susunan lambang seperti nama, alamat, nomor jaminan sosial, gaji dan sebagainya. Beberapa dari lambang tersebut biasanya berupa struktur, nama mempunyai komponen begitu juga alamat dan gaji.

Adapun faktor-faktor  utama yang menentukan  perancangan struktur organisasi sebagai berikut:

1.      Strategi  Organisasi  untuk mencapai  tujuannya. Strategi akan menjelaskan  bagaimana  aliran wewenang  dan saluran komunikasi   dapat disusun  di antara para manajer  dan bawahan.  Aliran kerja sangat  dipengaruhi strategi, sehingga  bila strategi  berubah  maka struktur  organisasi  juga  berubah.

2.      Teknologi yang digunakan.  Perbedaan teknologi  yang digunakan  untuk memproduksi barang-barang  atau jasa akan membedakan  bentuk  struktur  organisasi, sebagai contoh  perusahaan  mobil yang  mempergunakan  teknologi industri  massal akan  memerlukan tingkat  standarisasi dan spesialisasi  yanglebih tinggi  dibandingkan  perusahaan industri pakaian jadi yang mengutamakan perubahan mode.

3.      Anggota (karyawan)  dan orang-orang  yang terlibat  dalam organisasi.  Kemampuan  mereka untuk  bekerjasama harus  diperhatikan  dalam merancang  struktur organisasi. Kebutuhan  manajer  dalam pembuatan keputusan  juga  akan mempengaruhi  saluran komunikasi, wewenang  dan hubungan di antara satuan-satuan kerja  pada rancangan struktur organisasi seperti pelanggan, supplier  dan sebagainya  perlu  dipertimbangkan dalam penyusunan  struktur.

4.      Ukuran organisasi besarnya  organisasi  secara keseluruhan maupun satuan-satuan  kerjanya akan sangat mempengaruhi  struktur  organisasi  akan semakin kompleks  dan harus  dipilih  bentuk  struktur  yang tepat.

Sedangkan unsur-unsur  struktur organisasi  terdiri dari:

1.      Spesialisasi kegiatan  berkenaan  dengan spesifikasi  tugas-tugas  individual  dan kelompok kerja  dalam organisasi  (pembagian kerja)  dan penyatuan  tugas-tugas   tersebut menjadi   satuan-satuan kerja   (departementalisasi)

2.      Standarisasi  kegiatan, merupakan  prosedur-prosedur  yang digunakan  organisasi  untukmenjamin  terlaksananya  kegiatan seperti  yang direncanakan .

3.      Koordinasi  kegiatan  menunjukan  prosedur-prosedur  yangmengintegrasikan  fungsi-fungsi satuan-satuan  kerja dalam  organisasi .

4.      Sentralisasi dan desentralisasi  pembuatan keputusan  yangmenunjukan lokasi  (letak)  kekuasaan pembuatan  keputusan.

5.      Ukuran satuan kerja menunjukan  jumlah karyawan  dalam suatu  kelompok kerja.

Menurut Keith Davis ada 6 bagan bentuk struktur organisasi yaitu :

1.      Bentuk Vertikal

Dalam bentuk ini, sistem organisasi pimpinan sampai organisasi atau pejabat yang lebih rendah digariskan dari atas ke bawah secara vertikal.

2.      Bentuk Mendatar / Horizontal

Dalam bentuk ini, saluran wewenangnya dari pucuk pimpinan sampai dengan satuan organisasi atau pejabat yang terendah disusun atau digariskan dari kiri kea rah kanan atau sebaliknya.

3.      Bentuk Lingkaran

Dalam bentuk lingkaran, saluran wewenangnya dari pucuk pimpinana sampai dengan satuan organisasi atau pejabat yang terendah disusun dari pusat lingkaran ke aarah bidang lingkaran.

4.      Bentuk Setengah Lingkaran

Dalam bentuk ini, saluran wewenang dari pucuk pimpinan sampai dengan satuan organisasi atau pejabat yang terendah disusun dari pusat lingkaran kea rah bidang bawah lingkaran atau sebaliknya.

5.      Bentuk Elliptical

Dalam bentuk ini, saluran wewenangnya dari pucuk pimpinan sampai dengan satuan organisasi atau pejabat yang terendah digambarkan dengan pusat Elips kearah bidang elips.

6.      Bentuk Piramid terbalik

Dalam bentuk ini, saluran wewenang dari pucuk pimpinan sampai dengan organisasi atau pejabat terendah digambarkan dalam susunan berbentuk pyramid terbalik.

Elemen Struktur Organisasi

Terdapat enam elemen kunci yang perlu diperhatikan oleh para manajer ketika hendak mendesain struktur, diantaranya adalah:

1.      Spesialisasi pekerjaan. Sejauh mana tugas-tugas dalam organisasi dibagi-bagi ke dalam beberapa pekerjaan tersendiri.

2.      Departementalisasi. Dasar yang dipakai untuk mngelompokan pekerjaan secara bersama-sama. Departementalisasi dapat berupa proses, produk, geografi, dan pelanggan.

3.      Rantai komando. Garis wewenang yang tanpa putus yang membentang dari puncak organisasi ke eselon paling bawah dan menjelaskan siapa bertanggung jawab kepada siapa

4.      Rantai kendali. Jumlah bawahan yang dapat diarahkan oleh seorang manajer secara efiseien dan efektif

5.      Sentralisasi dan desentralisasi/ sentralisasi mengacu pada sejauh mana tingkat pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu tutuk di dalam organisasi. Desentralisasi adalah lawan dari sentralisasi.

6.      Formalisasi. Sejauh mana pekerjaan-pekerjaan di dalam organisasi dibakukan.

2.3 Konsep Struktur Organisasi

1.      Struktur Sebagai suatu Pengaruh pada Perilaku

Pentingnya struktur sebagai sumber pengaruh telah begitu luas. Kita tidak dengan begitu mudah pergi bekerja dan melakukan apa yang ingin kita lakukan, kita melakukan paa yang diinginkan oleh organisasi dan membayar kita untuk melakukannua. Kita tidak mempunyai kebebasan memilih bila kita mengerjakan tugas yang dituntut oleh pekerjaan yang kita pegang. Pekerjaan menjadi ciri penting bagi setiap organisasi.

2.      Struktur Sebagai Aktivitas Berulang

Perspektif kedua atas stuktur organisasi harus diperkenalkan guna memberikan suatu pemahaman konsep yang lengkap. Perspektif ini memfokuskan pada aktivitas yang dilakukan sebagai kensekuensi terhadap struktur. Definisi yang memfokuskan atas dasar reguleritas aktivitas organisasi menekankan pada kepentingan.

3.      Struktur Sebagai Perilaku yang Berorientasi pada Maksud dan Tujuan

Ini berarti bahwa struktur organisasi juga berorientasi pada tujuan dan maksud tertentu. Konsep ini akan memerhatikan keberadaan maksud dan tujuan tersebut dan menjadi sikap kita bahwa manajemen ebaiknya berpikir mengenai struktur dalam kaitan atas kontribusi pada efektivitas organisasi.

Pernyataan bahwa struktur organisasi membantu pencapaian tujuan organisasi diasumsikan bahwa manajer mengetahui bagaimana menyesuaikan struktur dan tujuan serta apa yang mereka ingin lakukan. Struktur organisasi mencerminkan dan berkontribusi pada tujuan pribadi manajer dengan biaya tujuan organisasi. Jadi untuk mengatakan bahwa struktur organisasi memberikan kontribusi positif pada efektivitas organisasi membutuhkan asumsi mengenai kemampuan dan motivasi dari mereka yang mempunyai kekuasaan untuk mendesainnya. Struktur suatu organisasi tanpa diragukan berhubungan dengan pencapaian efektivitas organisasi, kecuali kalau sifat alamiah hubungan secara inheren sulit dikenali.

Faktor Penentu Struktur Organisasi

1.      Strategi

Struktur organisasi adalah salah satu sarana yang digunakan manajemen untuk mencapai sasarannya. Karena sasaran diturunkan dari strategi organisasi secara keseluruhan, logis kalau strategi dan struktur harus terkait erat. tepatnya, struktur harus mengikuti strategi. Jika manajemen melakukan perubahan signifikan dalam strategi organisasinya, struktur pun perlu dimodifikasi untuk menampung dan mendukung perubahan ini.Sebagian besar kerangka strategi dewasa ini terfokus pada tiga dimensi -inovasi, minimalisasi biaya, dan imitasi- dan pada desain struktur yang berfungsi dengan baik untuk masing-masing dimensi.

Strategi inovasi adalah strategi yang menekankan diperkenallkannya produk dan jasa baru yang menjadi andalan.Stratedi minimalisasi biaya adalah strategi menekankan pengendalian biaya secara ketat menghindari pengeluaran untuk inovasi dan pemasaran yang tidak perlu dan pemotongan harga.Strategi imitasi adalah strategi yang mencoba masuk ke produk – produk atau pasar – pasar baru hanya setelah viabilitas terbukti.

2.      Ukuran organisasi

Terdapat banyak bukti yang mendukung ide bahwa ukuran sebuah organisasi secara signifikan memengaruhi strukturnya.Sebagai contoh, organisasi-organisasi besar yang mempekerjakan 2.000 orang atau lebih cenderung memiliki banyak spesialisasi, departementalisasi, tingkatan vertikal, serta aturan dan ketentuan daripada organisasi kecil. Namun, hubungan itu tidak bersifat linier.Alih-alih, ukuran memengaruhi struktur dengan kadar yang semakin menurun. Dampak ukuran menjadi kurang penting saat organisasi meluas.

3.      Teknologi

Istilah teknologi mengacu pada cara sebuah organisasi mengubah input menjadi output. Setiap organisasi paling tidak memiliki satu teknologi untuk mengubah sumber daya finansial, SDM, dan sumber daya fisik menjadi produk atau jasa.

4.      Lingkungan

Lingkungan sebuah organisasi terbentuk dari lembaga-lembaga atau kekuatan-kekuatan di luar organisasi yang berpotensi memengaruhi kinerja organisasi. Kekuatan-kekuatan ini biasanya meliputi pemasok, pelanggan, pesaing, badan peraturan pemerintah, kelompok-kelompok tekanan publik, dan sebagainya.

Struktur organisasi dipengaruhi oleh lingkungannya karena lingkungan selalu berubah.Beberapa organisasi menghadapi lingkungan yang relatif statis -tak banyak kekuatan di lingkungan mereka yang berubah. Misalnya, tidak muncul pesaing baru, tidak ada terobosan teknologi baru oleh pesaing saat ini, atau tidak banyak aktivitas dari kelompok-kelompok tekanan publik yang mungkin memengaruhi organisasi. Organisasi-organisasi lain menghadapi lingkungan yang sangat dinamis peraturan pemerintah cepat berubah dan memengaruhi bisnis mereka, pesaing baru, kesulitan dalam mendapatkan bahan baku, preferensi pelanggan yang terus berubah terhadap produk, dan semacamnya.

Secara signifikan, lingkungan yang statis memberi lebih sedikit ketidakpastian bagi para manajer dibanding lingkungan yang dinamis.Karena ketidakpastian adalah sebuah ancaman bagi keefektifan sebuah organisasi, manajemen akan menocba meminimalkannya. Salah satu cara untuk mengurangi ketidakpastian lingkungan adalah melalui penyesuaian struktur organisasi.

Desain Struktur Organisasi Modern

a)      Struktur Tim

Struktur tim adalah pemanfaatan tim sebagai perangkat sentral untuk mengoordinasikan kegiatan-kegiatan kerja. Karakteristik utama struktur tim adalah bahwa struktr ini meniadakan kendala-kendala departemental dan mendesentralisasi pengambilan keputusan ke tingkat tim kerja. Struktur tim juga mendorong karyawan untuk menjadi generalis sekaligus spesialis.

b)      Organisasi virtual

Organisasi virtual adalah organisasi inti kecil yang menyubkontrakkan fungsi-fungsi utama bisnis secara detail.

c)      Organisasi Nirbatas

Organisasi nirbatas adalah sebuah organisasi yang berusaha menghapuskan rantai komando, memiliki rentang kendali tak terbatas, dan mengganti departemen dengan tim yang diberdayakan

Model Desain Struktur Organisasi

• Model mekanistis, yaitu sebuah struktur yang dicirikan oleh departementalisasi yang luas, formalisasi yang tinggi, jaringan informasi yang terbatas, dan sentralisasi.
• Model organik, yaitu sebuah struktur yang rata, menggunakan tim lintas hierarki dan lintas fungsi, memiliki formalisasi yang rendah, memiliki jaringan informasi yang komprehensif, dan mengandalkan pengambilan keputusan secara partisipatif.
• Model Piramid, model ini di buat persis sebuah piramida.
• Model Horizontal, model ini dibuat dengan manarik garis lurus secara horizontal dengan pembagian funsional masing-masing bersama tugasnya masi-masing

1.    Pembagian Kerja

Tujuan suatu organisasi adalah untuk mencapai tujuan dimana individu-individu  tidak dapat mencapai sendiri. Kelompok dua atau lebih orang yang bekerja bersama  secara koopeatif dan dikoordinasikan hasil lebih daripada dilakukan perseorangan. Konsep ini disebut SYNERGY. Tiang dasar pengorganisasian adalah prinsip pembagian   kerja (divisi of labor) yang memungkinkan Synergi terjadi.

Sebagai contoh, pembagian  kerja dalam team  sepak bola : dimana ada  manajer tim, kepala  pelatih, asisten pelatih,  dokter tim,  penjaga gawang, dan pemain lainnya. Pembagian kerja ini  efektif  karena hanya bila  hanya komponen  kecil dari pekerjaan yang dilaksanakan  kualifikasi personalia  yang rendah digunakan dan latihan  jabatan lebih mudah. Gerakan-gerakan dan perpindahan yang percuma  dari komponen pekerja  yang besar diminimumkan. Lebih dari itu  pembagian  pekerjaan  mengarahkan   penanaman  pada peralatan dan  mesin-mesin  yang efisien  untuk meningkatkan produktivitas.

Namun demikian,  beberapa penulis  telah  menunjukan adanya  konsekuensi-konsekuensi  pada perilaku  karyawan  sehubungan   dengan pembagian kerja   bila hal ini dilaksanakan   secara ekstrim  ini akan menimbulkan kebosanan  keletihan,  monoton dan kehilangan motivasi  yang dapat  menghasilkan  ketidak efisienan  dan bukan efisiensi.

Berikut ini ada beberapa dasar yang dapat dijadikan pedoman untuk mengadakan pembagian kerja. Pedoman-pedoman tersebut adalah:

1.      Pembagian kerja atas dasar wilayah atau teritorial, misalnya wilayah timur, barat atau wilayah kecamatan, kabupaten dan lain sebagainya.

2.      Pembagian kerja atas dasar jenis benda yang diproduksi, misalnya pada komponen suatu kendaraan, bagian pemasangan jok mobil, pemasangan rem mobil dan lainnya.

3.      Pembagian kerja atas dasar langganan yang dilayani, misalnya adalah langganan secara individual atau kelompok, pemerintahan atau non pemerintahan dan sebagainya.

4.      Pembagian kerja atas dasar fungsi (rangkaian) kerja, misalnya bagian produksi, bagian gudang, bagian pengiriman dan lainnya.

5.      Pembagian kerja atas dasar waktu, misalnya shif kerja pagi, siang dan malam.

Dari hal tersebut diatas maka akan tergambar atau terlihat pembagian kerja di dalam suatu organisasi, yakni:

-          Jumlah unit organisasi yang ada akan disesuaikan dengan kebutuhan dari organisasi tersebut.

-          Suatu unit organisasi ini harus mempunyai fungsi bulat dan berkaitan dengan yang lainnya.

-          Pembentukan unit baru hanya dilaksanakan bilamana unit yang ada sudah tidak tepat lagi

-          untuk menampung kegiatan yang baru baik dari beban kerja maupun hubungan kerja.

-          Secara garis besar akan berpengaruh pada aktifitas dan sifat dari organisasi tersebut..

C.      Departementasi

Departementasi adalah aktivitas untuk menyusun satuan-satuan organisasi yang akan diserahi bidang kerja tertentu atau fungsi tertentu. Efesiensi kerja tergantung kepada keberhasilan integrasi satuan-satuan yang bermacam-macam dalam organisasi. Proses penentuan cara bagaimana kegiatan dikelompokkan disebutkan departementasi.

1.    Departementasi Fungsional

Departementasi Fungsional adalah pengelompokan fungsi yang sama atau kegiatan yang sejenis untuk membentuk satuan organisasi. Ini merupakan bentuk organisasi yang paling umum dan bentuk dasar departementasi. Individu dikelompokkan berdasarkan keterampilan, pengetahuan, dan tindakan yang dilakukan. Misalnya organisasi hanya terbagi dalam bagian administrasi dan bagian operasi. Pembentukan satuan-satuan organisasi yang masing masing diserahi mengurus sekelompok aktivitas yang tergolong sejenis menurut sifatnya atau pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan yang berkaitan.

Kebaikan :

1.    Pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama.

2.    Menciptakan efisiensi melalui spesialisasi.

3.    Memusatkan keahlian organisasi.

4.    Memungkinkan pengawasan manajemen puncak

5.    Tugasnya jelas

6.    Pengetahuan yang dibutuhkan tidak banyak

7.    Hanya membutuhkan manajer saja yang harus berwawasan luas

8.    Mudah dijelaskan pada anggota bila ada persoalan

Kelemahan :

1.    Menciptakan konflik antar fungsi.

2.    Adanya kemacetan pelaksanaan tugas.

3.    Umpan balik yang lambat.

4.    Memusatkan pada kepentingan tugasnya.

5.    Para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif

6.    Kejenuhan akibat monotonnya aktivitas

7.    Komunikasi antar area tidak lancar terutama bila ada problem

8.    Individu dalam bekerja hanya memperhatikan struktur hierarki

2.    Departementasi Divisional

Departementasi divisional adalah departementasi berdasarkan divisi melihat produk, layanan, dan klien sebagai faktor dasar pengelompokan. Pola ini digunakan untuk memudahkan usaha antisipasi ancaman atau oportuniti dari luar organisasi. Misalnya pada organisasi otomotif, organisasi terbagi atas divisi otomotif, divisi internasional, divisi keuangan.

Dengan membagi divisi-divisi atas dasar produk, wilayah, langganan, dan proses, dimana tiap divisi merancang, memproduksi dan memasarkan produknya sendiri. Struktur organisasinya terdiri dari:

1.      Struktur organisasi atas dasar produk

           Setiap departementasi bertanggung jawab atas suatu produk yang berhubungan. Struktur ini dipakai bila teknologi pemrosesan dan metode pemasaran sangat berbeda.

2.      Struktur organisasi atas dasar wilayah

Pengelompokan kegiatan atas dasar tempat dimana operasi berlokasi atau menjalankan usahanya. Faktor yang menjadi pertimbangan adalah bahan baku, tenaga kerja, pemasaran, transportasi dan lain sebagainya.

3.      Struktur organisasi atas dasar langganan

Pengelompokan kegiatan yang dipusatkan pada penggunaan produk, terutama dalam kegiatan pengelompokan penjualan, pelayanan.

4.      Struktur organisasi atas dasar proses

Pengelompokan kegiatan atas dasar proses yang sering dijumpai dalam departemen produksi. Kegiatan-kegiatan ini dapat dikelompokan menjadi departemen pemboran, penggilingan, penggergajian, perakitan dan penyelesaian terakhir. Ini digunakan atas dasar pertimbangan ekonomis.

5.      Struktur organisasi atas dasar alphanumerical

Dapat digunakan pada pelayanan telepon, misalnya nomor 000000500000 ditempatkan dalam satu departemen dan lainnya di tempatkan di departemen yang lain juga.

Kebaikan :

1.      Semua kegiatan, ketrampilan, keahlian untuk memproduksi dan memasarkan dikelompokan menjadi satu dibawah seorang kepala.

2.      Semua kegiatan mudah untuk dikoordinasidan prestasi kerja terpelihara.

3.      Kualitas dan kecepatan membuat keputusan meningkat.

4.      Menempatkan pengembangan dan implementasi strategi dekat dengan lingkungan divisi yang khas

5.      Merumuskan tanggung – jawab dengan jelas dan perhatian dipusatkan pertanggungjawaban atas prestasi kerja.

6.      Membebaskan para kepala eksekutif dalam pembuatan keputusan strategi lebih luas.

7.      Cocok untuk lingkungan yang cepat berubah.

8.      Mempertahankan spesialisasi fungsional dalam setiap divisi.

Kelemahan :

1.      Berkembangnya persaingan disfungsional potensial atas sumber daya perusahaan dan konflik antara tugas dan prioritas.

2.      Seberapa besar delegasi wewenang diberikan.

3.      Masalah kebijaksanaan dalam alokasi sumber daya dan distribusi biaya overhead perusahaan.

4.      Menimbulkan konsistensi kebijaksanaan antar divisi.

5.      Masalah duplikasi sumber daya dan perlatan yang tidak perlu

6.      Masing-masing divisi bisa menghadapi problem yang sama sehingga terjadi pengulangan dalam pengatasannya

7.      Target divisi bisa mengalahkan target organisasi

8.      Konflik antar divisi bisa terjadi, bila terjadi problem organisasi, maka  membutuhkan orang yang sangat ahli dan menguasai banyak hal.

3.    Organisasi Proyek dan Matrik

Organisasi proyek dan matrik merupakan bentuk departementasi campuran (hybrid design). Ini dilakukan dengan mengkombinasikan kebaikan-kebaikan dari sistem fungsional dan divisional dengan menghindarkan segala kelemahannya. Misalnya, organisasi selain dibagi menurut divisi, juga ditetapkan suatu organisasi baru semacam proyek akan ditugasi khusus dengan orang-orang yang berasal dari sejumlah divisi.

Struktur Organisasi Proyek

Menyangkut pembentukan tim-tim, spesialis untuk mencapai tujuan khusus. Di sini manajer proyek mempunyai wewenang lini memimpin para anggota tim selama jangka waktu proyek, jika telah selesai maka tim dibubarkan dan masing-masing anggota kembali ke departemennya masing-masing. Jika ada proyek baru maka mereka ditarik kembali.

Struktur Organisasi Matriks 

Pada prinsipnya sama dengan sistem proyek, tapi disini para karyawan mempunyai dua atasan, yang tentunya berada di dua wewenang. Rantai perintah pertama yaitu fungsional, yang wewenangnya mengalir secara vertikal. Kedua yaitu rantai perintah lateral atau horisontal, wewenangnya melintasi departemen yang dilaksanakan oleh manajer proyek, sehingga menyerupai matrik dalam lalu lintas aliran wewenang.

Kebaikan :

1.      Memaksimumkan efisiensi penggunaan manajer fungsional.

2.      Mengembangkan ketrampilan dan kreatifitas karyawan serta fleksibilitas kepada organisasi.

3.      Melibatkan motivasi dan menantang karyawan serta memperluas  pandangan manajemen terhadap masalah strategi perusahaan yang akhirnya membebaskan manajemen puncak untuk perencanaan.

4.      Menstimulasi kerja sama antar disiplin dan mempermudah kegiatan perusahaan  dan orientasi proyek.

5.      Mampu mengombinasi kelebihan pola fungsional dan divisional

6.      Menekankan pada teknik dan pasar

7.      Memerlukan sejumlah manager yang mampu menangani personil bidang teknik  dan pemasaran

Kelemahan :

1.      Adanya pertanggungjawaban ganda dan kebijaksanaan yang kontradiktif

2.      Memerlukan koordinasi vertikal dan horisontal.

3.      Memerlukan lebih banyak ketrampilan antar pribadi.

4.      Menimbulkan resiko timbulnya perasaan anarki.

5.      Sangat mahal untuk di implementasikan.

6.      Mendorong pertentangan kekuasaan dan lebih mengarah perdebatan daripada kegiatan.

7.      Sangat mahal

8.      Kesatuan komando bisa hilang karena individu memiliki lebih dari satu supervisor

silahkan klik link ini :

http://adf.ly/tQ0ai 

untuk download  makalah organisasi dan pembagian kerja