makalah perencanaan dan pengambilan keputusan

 

BAB I

PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang

Setiap organisasi perlu melakukan suatu perencanaan dalam setap kegiatan organisasinya, baik erencanaan produksi, perencanaan rekrutmen karyawan baru, program penjualan produk baru, maupun perencanaan anggarannya. Perencanaan (planning) merupakan proses dasar bagi organisasi untuk memilih sasaran dan menetapkan bagaimana cara mencapainya. Oleh karena itu, perusahaan harus menetapkan tujuan dan sasaran yang hendak dicapai sebelum melakukan prosesproses perencanaan.

Perencanaan diperlukan dan terjadi dalam berbagai bentuk organisasi, sebab perencanaan ini merupakan proses dasar manajemen di dalam mengambil suatu keputusan dan tindakan. Perencanaan diperlukan dalam jenis kegiatan baik itu kegiatan oranisasi, perusahaan maupun kegiatan di masyarakat, dan perencanaan ada dalam setiap fungsi-fungsi manajemen, karena fungsi-fungsi tersebut hanya dapat melaksanakan keputusan-keputusan yang telah ditetapkan dalam perencanaan.

Perencanaan merupakan tahapan paling penting dari suatu fungsi manajemen, terutma dalam menghadapi lingkungan eksternal yangberubah dinamis. Dalam era globalisasi ini, perencanaan harus lebih mengandalkan prosedur yang rasional dan sistematis dan bukan hanya pada intuisi dan firasat (dugaan).

Pokok pembahasan pada makalah ini berfokus pada elemen-elemen tertentu dari proses perencanaan dan proses yang sangat berhubungan dengan pemecahan masalah dan pengambilan keputusan. Kemudian memperkenalkan konsep perencanaan dan menyajikan sejumlah pendekatan untuk mengefektifkan perencanaan dari berbagai jenis.

Dalam manajemen, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan tak akan dapat berjalan.

1.2  Rumusan Masalah

Dari uraian latar belakang di atas dapat ditarik beberapa rumusan masalah, yaitu:

1. Apa pengertian perencanaan ?
2. Apa saja macam-macam perencanaan ?
3. Hambatan apa saja yang ada dalam perencanaan dan bagaimana cara mengatasinya ?

1.3  Tujuan

Sesuai dengan masalah yang dihadapi maka makalah ini bertujuan untuk :

1.      Untuk mengetahui pengertian perencanaan...!

2.      Untuk mengetahui macam-macam perencanaan...!

3.      Untuk mengetahui apa saja hambatan yang ada dalam perencanaan dan cara mengatasinya...!

BAB II

PEMBAHASAN

2.1   PROSES PERENCANAAN

A. PENGERTIAN PERENCANAAN

Perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan adalah proses penentuan apa yang harus dilakukan oleh perusahaan dan bagaimana cara terbaik untuk melakukan hal tersebut. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain; pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan tak akan dapat berjalan. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi.

B. 4 TAHAP DASAR PERENCANAAN

    Semua kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui 4 tahapan berikut ini.

1.      Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan

Perencanaan dimulai dengankeputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja.Tanpa rumusan tujuan yang jelas, organisasi akan menggunakan sumber daya sumberdayanya secara tidak efektif.

2.      merumuskan keadaan saat ini

Pemahaman akan posisi perusahaansekarang dari tujuan yang hendak di capai atau sumber daya-sumber daya yang tersediauntuk pencapaian tujuan adalah sangat penting, karena tujuan dan rencana menyangkutwaktu yang akan datang. Hanya setelah keadaan perusahaan saat ini dianalisa, rencanadapat dirumuskan untuk menggambarkan rencana kegiatan lebih lanjut. Tahap kedua inimemerlukan informasi-terutama keuangan dan data statistik yang didapat melaluikomunikasi dalam organisasi.

3.      mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan

Segala kekuatan dankelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu diidentifikasikan untuk mengukurkemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu perlu diketahui faktor-faktor lingkungan intren dan ekstern yang dapat membantu organisasi mencapai tujuannya,atau yang mungkin menimbulkan masalah. Walau pun sulit dilakukan, antisipasi keadaan,masalah, dan kesempatan serta ancaman yang mungkin terjadi di waktu mendatang adalahbagian esensi dari proses perencanaan.

4.      mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaiantujuan

Tahap terakhir dalam proses perncanaan meliputi pengembangaan berbagai alternatif kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian alternatif-alternatif tersebut danpemilihan alternatif terbaik (paling memuaskan) diantara berbagai alternatif yang ada.

C. RENCANA OPERASIONAL

Perencanaan operasional: kebutuhan apa saja yang harus dilakukan untuk mengimplementasikan perencanaan strategi untuk mencapai tujuan strategi tersebut. Lingkup perencanaan ini lebih sempit dibandingkan dengan perencanaan strategi.

Perencanaan operasional yang khas :

1. Perencanaan produksi (Production Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan metode dan teknologi yang dibutuhkan dalam pekerjaan
2. Perencanaan keuangan (Financial Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan dana yang dibutuhkan untuk aktivitas operasional
3. Perencanaan Fasilitas ( Facilites Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan fasilitas & layaout pekerjaan yang dibutuhkan untuk mendukung tugas.
4. Perencanaan pemasaran (Marketing Plans) : Berhubungan dengan keperluan penjualan dan distribusi barang /jasa. perencanaan sumber daya manusia (Human Resource Plans): berhubungan dengan rekruitmen, penyeleksian dan penempatan orang-orang dalam berbagai pekerjaan

D. PERENCANAAN STRATEGIK

Perencanaan strategik ( strategic planning) adalah suatu perencanaan ke depan yang ditetapkan untuk dijadikan pegangan, mulai dari tingkat korporet sampai pada tingkat unit bisnis ,produk dan situasi pasar. Perencanaan strategi merupakan strategi induk dari manajemen strategi yaitu visi , misi, tujuan strategi dan kebijakan.

Tujuan Perencanaan Strategi :

·         Mengukur dan memanfaatkan kesempatan /peluang sehingga mampu mencapai keberhasilan.

·         Membantu meringankan beban manajer dalam tugasnya menyususn dan mengimplementasikan manajemen strategi.

·         Agar lebih terlebih terorganisasikan aktivitas-aktivitas yang dilakukan.

·         Sebagai landasan untuk memonitor perubahan – perubahan yang terjadi, sehingga dapat dilakukan penyusaian .

·         Sebagai cermin atau evaluasi perencanaan selanjutnya sehingga bisa menjadi bahan penyempurnaan.

E. FAKTOR WAKTU DAN PERENCANAAN

Faktor waktu dan mempunyai pengaruh sangat besar terhadap perencanaan dalam tiga hal, yaitu:

1.      waktu sangat diperlukan untuk meaksanakan perencanaan efektif

2.      waktu sering diperlukan untk melanjutkan setiap langkah perencanaan

tanpa informasi lengkap tentang variable-variabel dan alternatif- alternatif, karena waktu diperlukan untuk mendapatkan data dan memperhitungkan semua kemungkinan.

3.      jumlah waktu yang akan dicakup dalam rencana harus dipertimbangkan.

Faktor waktu lainnya yang mempengaruhi perecanaan adalah seberapa sering rencana-rencana harus ditinjau kembali dan diperbaiki. Ini tergantung pada sumber daya yang tersedia dan derajat ketetapan perencanaan manajemen.

·         Rencana jangka pendek, menengah dan panjang

Rencana – rencana jangka pendek mencakup berbagai rencana dari satu hari sampai satu tahun; rencana-rencana jangka menengah mempunyai rentangan waktu antara beberapa bulan sampai tiga tahun; dan rencana- rencana jangka panjang mengikuti kegiatan selama dua sampai lima tahun, dengan beberapa rencana yang diproyeksikan dua puluh lima tahun atau lebih dimasa yang akan datang. Perencanaan jangka panjang berkenaan dengan perencanaan strategik.

2. PENETAPAN TUJUAN

A. MISI dan TUJUAN ORGANISASI

Tujuan adalah suatu hasil akhir, titik akhir atau segala sesuatu yang akan dicapai Misi dan Tujuan Organisasi Sebelum organisasi menentukan tujuannya, terlebih dulu menetapkan misi / maksud organisasi.

Misi adalah suatu pernyataan umum dan abadi tentang maksud organisasi. Sedangkan Misiorganisasi adalah maksud khas (unik) dan mendasar yang membedakan organisasi dariorganisasi-organisasi lainnya dan mengidentifikasikan ruang lingkup operasi dalam hal produk dan pasar.

Etzioni mendefinisikan tujuan organisasi sebagai :

1.      Suatu pernyataan tentang keadaan yang diinginkan dimana organisasi bermaksud untuk merealisasikan2.

2.      Pernyataan tentang keadaan di waktu yang akan datang di mana organisasi sebagaikolektifitas mencoba untuk menimbulkannya.

B. FUNGSI TUJUAN

• Pedoman Bagi Kegiatan, melalui penggambaran hasil-hasil di waktu yang akan datang.Fungsi tujuan memberikan arah dan pemusatan kegiatan organisasi mengenai apa yangharus dan tidak harus dilakukan
• Sumber Legitimasi, akan meningkatkan kemampuan organisasi untuk mendapatkansumber daya dan dukungan dari lingkungan di sekitarnya
• Standar Pelaksanaan, bila tujuan dilaksanakan secara jelas dan dipahami, akanmemberikan standar langsung bagi penilaian pelaksanaan kegiatan (prestasi) organisasi
• Standar Motivasi, berfungsi sebagai motivasi dan identifikasi karyawan yang penting.Dalam kenyataannya, tujuan organisasi sering memberikan insentif bagi para anggota
• Dasar Rasional Pengorganisasian, tujuan organisasi merupakan suatu dasar perancanganorganisasi

C. MANAGEMEN BY OBJECTIVE ( MBO )

Pertama kali diperkenalkan oleh Peter Drucker dalam bukunya The Practice of Management pada tahun 1954. Management by objective dapat juga disebut sebagai manajemen berdasarkan sasaran, manajemen berdasarkan hasil (Management by Result), Goals management, Work planning and review dan lain sebagainya yang pada intinya sama.

Management by objective menekankan pada pentingnya peranan tujuan dalam perencanaan yang efektif, dengan menetapkan prosedur pencapaian baik yang formal maupun informal, pertama dengan menetapkan tujuan yang akan dicapai dilanjutkan dengan kegiatan yang akan dilaksanakan sampai selesai baru diadakan peninjauan kembali atas pekerjaan yang telah dilakukan. Kegiatan MBO singkatan dari management by objective yaitu proses partisipasi yang melibatkan bawahan dan para manajer dalam setiap tingkatan organisasi yang dirumuskan dengan bentuk misi atau sasaran, yang dapat diukur dimana penggunaan ukuran ini sebagai pedoman bagi pengoperasian satuan kerja.

Sistem Management By Objective Yang Efektif

1. Adanya komitmen para manajer tujuan pribadi dan organisasi, sehingga dia harus berjumpa dengan bawahannya untuk memberikan penetapan tujuan dan menilainya.
2. Penetapan tujuan manajemen puncak yang dinyatakan dalam nilai tertentu yang dapat diukur, sehingga antara manajer dan bawahan mempunyai gagasan yang jelas tentang apa yang diharapkan oleh manajemen puncak, sehingga dapat diketahui antara individu dengan tujuan organisasi secara keseluruhan.
3. Tujuan perseorangan, dimana antara manajer dan bawahan harus merumuskan tujuan bersama dan tanggung jawab terhadap bagiannya secara jelas guna memahami tentang apa yang akan dicapai.
4. Perlunya partisipasi semua pihak, dimana semakin besar partisipasi dari semua anggota, maka semakin besar tujuan yang akan tercapai.
5. Otonomi dan implementasi rencana, disini bawahan dan manajer bebas untuk mengembangkan dan mengimplementasikan program-program pencapaian tujuannya.
6. Peninjauan kembali prestasi yang dilakukan secara periodik terhadap kemajuan tujuan.

Kebaikan dan Kelemahan MBO

Kebaikan :

• Mengetahui apa yang diharap-harapkan dari organisasi.
• Membantu manajer membuat tujuan dan sasaran.
• Memperbaiki komunikasi vertikal antara manajer dengan bawahan
• Membuat proses evaluasi.

Kelemahan :

• Kelemahan yang melekat pada proses MBO, dalam konsumsi waktu dan biaya yang besar.
• Dalam hal pengembangan dan implementasi program-program MBO.

Unsur-unsur Efektivitas MBO

1. Agar MBO sukses maka manajer harus memahami dan mempunyai trampilan secara mengetahui kemanfaatan dan kegunaan dari MBO.
2. Tujuan merupakan hal yang realistis dan mudah dipahami oleh siapapun juga, sehingga tujuan ini sering digunakan untuk mengevaluasi prestasi kerja dari manajer, apakah dia berhasil dalam tugasnya atau gagal.
3. Top manajer harus menjaga sistem MBO ini tetap hidup dan berfungsi sebagaimana mestinya.
4. Tanpa partisipasi semua pihak tidaklah mungkin program MBO ini berjalan, maka semua pihak harus mengetahui posisinya dalam hubungannya dengan tujuan yang akan dicapai, umpan balik terhadapnya sangat berguna.

3. PEMBUAT KEPUTUSAN

A. TIPE-TIPE KEPUTUSAN

Tipe-tipe keputusan dapat dibagi menjadi 3 yaitu:

Keputusan-keputusan yang di program(programmed decisions) adalah satu keputusan yang dibuat menurut kebiasaan, aturan dan prosedur.keputusan ini rutin dan dilakukan berulang-ulang.

Keputusan-keputusan yang tidak di program(non-programmed decisions)adalah suatu keputusan yang berkenan dengan masalah-masalah khusus , khas dan tidak terbiasa.

Keputusan-keputusan dengan kepastian , resiko dan ketidak pastian, dimana pembuatan keputusannya untuk masa depan atau masa yang akan datang.

3 macam keputusan-keputusan kepastian, resiko dan ketidak pastian.

1. Dalam kondisi kepastian(certainly),bahwa menejer dapat mengetahui apa yang akan terjadi diwaktu yang akan datang sebab tersedia informasi yang akurat, terpecaya dan dapat diukur sebagai dasar keputusan.
2. Dalam kondisi resiko/risk, bahwa manajer mengetahui besarnya probabilitas kemungkinan hasil ,tetapi informasi yang lengkap tidak tersedia.
3. Kondisi ke tidak pastian (uncertainty),bahwa manajer tidak dapat mengetahui probabilitas dan tidak mengetahui hasil-hasil dan menyangkut keputusan kritis dan yang paling menarik.keputusan dapat diambil dengan menggunakan metode kuantitatif(perhitungan statistik) untuk mengantisipasidan memperkirakannya.

B. PROSES PEMBUATAN KEPUTUSAN :

1.      Pemahaman dan perumusan masalah,bahwa setiap keputusan harus dapt dipahami dengan perumusan masalah yang tepat dan akurat.

2.      Pengumpulan dan analisa yang relevan,bahwa setiap pengumpulan keputusan harus mempunyai analisa yang relevan dan nyata dalam pengambilan keputusan.

3.      Pengembangan alternatif-alternatif ,bahwa setiap pengembangan keputusan-keputusan dalam perumusan dan pengumpulan data harus dikembangkan secara alternatif-alternatif suatu keputusan.

4.      Evaluasi alternatif-alternatif,bahwa setiap mengevaluasi suatu keputusan harus dengan komposisi,data yamg lengkap dan seimbang.

5.      Pemilihan alternatif terbaik,bahwa setiap pemilihan suatu keputusan harus dengan konsep-konsep data alternatif yang terbaik.

6.      Implementasi keputusan,bahwa setiap keputusan harus mempunyai perlengkapan yang matang dalam mengambil suatu keputusan.

7.      Evaluasi hasil-hasil keputusan,bahwa setiap keputusan harus mempunyai hasil-hasil yang akurat ,analisa yang tepat.yang nantinya dapat di evaluasi dan di kembangkan kembali sehingga menjadi hasil yang memuaskan.

4.keterlibatan bawahan dalam pembuatan keputusan

Para manejer akan sulit untuk membuat keputusan tanpa melibatkan bawahan, keterlibatan ini dapat formal, seperti pengunaan kelompok dalam pembuatan keputusan, atau informal, seperti permintaan akan gagasan.

1. Pembuatan Keputusan Kelompok

Banyak manajer merasa bahwa keputusan yang dibuat secara kelompok, seperti panitia lebih efektif karena mereka memaksimumkan pengetahuan lain. Berbagai kebaikan dan kelemahan pembuatan keputusan secara kelompok

Kebaikan:

• Dalam pengembangan tujuan, kelompok memberikan jumlah pengetahhuan yang lebih besar.
• Dalam pengembangan alterna-tif, usaha individual para anggota kelompok dapat memungkinkan pencarian lebih luas dalam berbagai bidang fungsional organisasi.
• Dalam penilaian alternatif, kelompok mempunyai kerangka pandangan yang lebih lebar.
• Dalam pemilihan alternatif kelompok lebih dapat meneri-ma risiko disbanding pembuat keputusan individual.
• Karena berpartisipasi dalam proses pembuatan keputusan, para anggota kelompok secara individudal lebih termotivasi untuk melaksanakan keputus-an.
• Kreativitas yang lebih besar dihasilkan dari interaksi antar individu dengan berbagai pandangan yang berbeda- beda.

Kelemahan

• Implementasi suatu keputusan apakah dibuat oleh kelompok atau tidak, harus diselesaikan oleh para manejersecara individual. Karena kelompok tidak diberikan tanggung jawab, keputusan kelompok dapat menghasilkan situasi dimana tidak seorangpun merasa bertanggung jawab dan saling melempar tanggung jawab.
• Berdasarkan pertimbangan nilai dari waktu sebagai salah satu sumber daya organisasi, keputusan kelompok sangant memakan biaya.
• Pembuatan keputusan kelompok adalah tidak efesien bila keputusan harus dibuat dengan cepat.
• Keputusan kelompok, dalam berbagai kasus, dapat merupakan hasil kompromi atau bukan sepenuhnya keputusan kelompok.
• Bila atasan terlilbat, atau salah satu anggota mempunyai kepribadian yang dominan, keputusan yang dibuat kelompok dalam kenyataannya bukan keputusan kelompoK

1.      PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Pengambilan keputusan sangat penting dalam manajemen dan merupakan tugas utama dari seorang pemimpin (manajer). Pengambilan keputusan (decision making) diproses oleh pengambilan keputusan (decision maker) yang hasilnya keputusan (decision). Defenisi-defenisi Pengambilan Keputusan Menurut Beberapa Ahli :

1. G. R. Terry

Pengambilan keputusan dapat didefenisikan sebagai “pemilihan alternatif kelakuan tertentu dari dua atau lebih alternatif yang ada”.

2. Harold Koontz dan Cyril O’Donnel

Pengambilan keputusan adalah pemilihan diantara alternatif-alternatif mengenai sesuatu cara bertindak adalah inti dari perencanaan. Suatu rencana dapat dikatakan tidak ada, jika tidak ada keputusan suatu sumber yang dapat dipercaya, petunjuk atau reputasi yang telah dibuat.

3. Theo Haiman

Inti dari semua perencanaan adalah pengambilan keputusan, suatu pemilihan cara bertindak. Dalam hubungan ini kita melihat keputusan sebagai suatu cara bertindak yang dipilih oleh manajer sebagai suatu yang paling efektif, berarti penempatan untuk mencapai sasaran dan pemecahan masalah.

4. Drs. H. Malayu S.P Hasibuan

Pengambilan keputusan adalah suatu proses penentuan keputusan yang terbaik dari sejumlah alternative untuk melakukan aktifitas-aktifitas pada masa yang akan datang.

5. Chester I. Barnard

Keputusan adalah perilaku organisasi, berintisari perilaku perorangan dan dalam gambaran proses keputusan ini secara relative dan dapat dikatakan bahwa pengertian tingkah laku organisasi lebih penting dari pada kepentingan perorangan.
Berdasarkan penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa pengambilan keputusan adalah proses pemilihan alternatif solusi untuk masalah. Secara umum pengambilan keputusan adalah upaya untuk menyelesaikan masalah dengan memilih alternatif solusi yang ada.

A.    TEORI PENGAMBILAN KEPUTUSAN

1. Teori Rasional Komprehensif

Teori pengambilan keputusan yang paling dikenal dan mungkin pula yang banyak diterima oleh kalangan luas ialah teori rasional komprehensif. Unsur-unsur utama dari teori ini dapat dikemukakan sebagai berikut :

1.      Pembuat keputusan dihadapkan pada suatu masalah tertentu yang dapat dibedakan dari masalah-masalah lain atau setidaknya dinilai sebagai masalah-masalah yang dapat diperbandingkan satu sama lain.

2.      Tujuan-tujuan, nilai-nilai, atau sasaran yang mempedomani pembuat keputusan amat jelas dan dapat ditetapkan rangkingnya sesuai dengan urutan kepentingannya

3.      Berbagai altenatif untuk memecahkan masalah tersebut diteliti secara saksama.

4.      Akibat-akibat (biaya dan manfaat) yang ditmbulkan oleh setiap altenatif Yang diPilih diteliti.

5.      Setiap alternatif dan masing-masing akibat yang menyertainya,
dapat diperbandingkan dengan alternatif-altenatif lainnya.

6.      Pembuat keputusan akan memilih alternatif’ dan akibat-akibatnya’ yang dapat memaksimasi tercapainya tujuan, nilai atau Sasaran yang telah digariskan.
Teori rasional komprehensif banyak mendapatkan kritik dan kritik yang paling tajam berasal dari seorang ahli Ekonomi dan Matematika Charles Lindblom (1965 , 1964′ 1959)’ Lindblom secara tegas menyatakan bahwa para pembuat keputusan itu sebenarya tidaklah berhadapan dengan masalah-masalah yang konkrit dan terumuskan dengan jelas.

Lebih lanjut, pembuat keputusan kemungkinan juga sulit untuk memilah-milah secara tegas antara nilai-nilainya sendiri dengan nilai-nilai yang diyakini masyarakat. Asumsi penganjur model rasionar bahwa antara fakta-fakta dan nilai-nilai dapat dengan mudah dibedakan, bahkan dipisahkan, tidak pemah terbukti dalam kenyataan sehari-hari. Akhirnya, masih ada masalah yang disebut ,,sunk_cost,,. Keputusan-keputusan, kesepakatan-kesepakatan dan investasi terdahulu dalam kebijaksanaan dan program-program yang ada sekarang kemungkinan akan mencegah pembuat keputusan untuk membuat keputusan yang berbeda sama sekali dari yang sudah ada.

Untuk konteks negara-negara sedang berkembang, menurut R’s. Milne (1972), model irasionar komprehensif ini jelas tidak akan muduh diterapkan. Sebabnya ialah: informasi/data statistik tidak memadai ; tidak memadainya perangkat teori yang siap pakai untuk kondisi- kondisi negara sedang berkembang ; ekologi budaya di mana sistem pembuatan keputusan itu beroperasi juga tidak mendukung birokrasi di negara sedang-berkembang umumnya dikenal amat lemah dan tidak sanggup memasok unsur-unsur rasionar dalam pengambilan keputusan.

2. Teori Inkremental

Teori inkremental dalam pengambilan keputusan mencerminkan suatu teori pengambilan keputusan yang menghindari banyak masalah yang harus dipertimbangkan (seperti daram teori rasional komprehensif) dan, pada saat yang sama, merupakan teori yang lebih banyak menggambarkan cara yang ditempuh oleh pejabat-pejabat pemerintah dalam mengambil kepurusan sehari-hari. Pokok-pokok teori inkremental ini dapat diuraikan sebagai berikut :

1.      Pemilihan tujuan atau sasaran dan analisis tindakan empiris yang diperlukan untuk mencapainya dipandang sebagai sesuatu hal yang saling terkait daripada sebagai sesuatu hal yang saling terpisah.

2.      Pembuat keputusan dianggap hanya mempertimbangkan beberapa altematif yang langsung berhubungan dengan pokok masalah dan altematif-alternatif ini hanya dipandang berbeda secara inkremental atau marginal bila dibandingkan dengan kebijaksanaan yang ada sekarang.

3.      Bagi tiap altematif hanya sejumlah kecil akibat-akibat yang mendasar saja yang akan dievaluasi.

4.      Masalah yang dihadapi oleh pembuat keputusan akan didedifinisikan secara terarur. Pandangan inkrementalisme memberikan kemungkin untuk mempertimbangkan dan menyesuaikan tujuan dan sarana serta sarana dan tujuan sehingga menjadikan dampak dari masalah itu lebih dapat ditanggulangi.

5.      Bahwa tidak ada keputusan atau cara pemecahan yang tepat bagi tiap masalah. Batu uji bagi keputusan yang baik terletak pada keyakinan bahwa berbagai analisis pada akhirnya akan sepakat pada keputusan tertentu meskipun tanpa menyepakati bahwa keputusan itu adalah yang paling tepat sebagai sarana untuk mencapai tujuan.

6.      Pembuatan keputusan yang inkremental pada hakikatnya bersifat perbaikan-perbaikan kecil dan hal ini lebih diarahkan untuk memperbaiki ketidaksempunaan dari upaya-upaya konkrit dalam mengatasi masalahsosial yang ada sekarang daripada sebagai upaya untuk menyodorkan tujuan-tujuan sosial yang sama sekali baru di masa yang akan datang.
Keputusan-keputusan dan kebijaksanaan-kebijaksanaan pada hakikatnya merupakan produk dari saling memberi dan menerima dan saling percaya di antara pelbagai pihak yang terlibat dalam proses keputusan tersebut. Dalam masyarakat yang strukturnya majemuk paham lnkremental ini secara politis lebih aman karena akan lebih gampang untuk mencapai kesepakatan apabila masalah-masalah yang diperdebatkan oleh berbagai kelompok yang terlibat hanyalah bersifat upaya untuk memodifikasi terhadap program-program yang sudah ada daripada jika hal tersebut menyangkut isu-isu kebijaksanaan mengenai perubahan-perubahan yang radikal yang memiliki sifat ” ambil semua atau tidak sama sekali.Karena para pembuat keputusan itu berada dalam keadaan yang serba tidak pasti khususnya yang menyangkut akibat-akibat dari tindakan-tindakan mereka di masa datang, maka keputusan yang bersifat inkremental ini akan dapat mengurangi resiko dan biaya yang ditimbulkan oleh suasana ketidakpastian itu Paham inkremental ini juga cukup rcalistis karena ia menyadari bahwa para pembuat keputusan sebenamya kurang waktu, kurang pengalaman dan kurang sumber-sumber lain yang diperlukan untuk melakukan analisis yang komprehensif terhadap semua altematif untuk memecahkan masalah-masalah yang ada

3. Teori Pengamatan Terpadu (Mixed Scanning Theory)

Penganjur teori ini adalah ahli sosiologi organisasi Amitai Etzioni. Etzioni setuju terhadap kritik-kritik para teoritisi inkremental yang diarahkan pada teori rasional komprehensif, akan tetapi ia juga menunjukkan adanya beberapa kelemahan yang terdapat pada teori inkremental. Misalnya, keputusan-keputusan yang dibuat oleh pembuat keputusan penganut model inkremental akan lebih mewakili atau mencerminkan kepentingan-kepentingan dari kelompok-kelompok yang kuat dan mapan serta kelompok-kelompok yang mampu mengorganisasikan kepentingannya dalam masyarakat, sementara itu kepentingan-kepentingan dari kelompok-kelompok yang lemah dan yang secara politis tidak mampu mengorganisasikan kepentingannya praktis akan terabaikan.

Lebih lanjut dengan memusatkan perhatiannya pada kepentingan/tujuan jangka pendek dan hanya berusaha untuk memperhatikan variasi yang terbatas dalam kebijaksanaan-kebijaksanaan yang ada sekarang, maka model inkremental cenderung mengabaikan peluang bagi perlunya pembaruan sosial (social inovation) yang mendasar.

Oleh karena itu, menurut Yehezkel Dror (1968) gaya inkremental dalam pembuatan keputusan cenderung menghasilkan kelambanan dan terpeliharanya status quo, sehingga merintangi upaya menyempurnakan proses pembuatan keputusan itu sendiri. Bagi sarjana seperti Dror– yang pada dasamya merupakan salah seorang penganjur teori rasional yang terkemuka — model inkremental ini justru dianggapnya merupakan strategi yang tidak cocok untuk diterapkan di negara-negara sedang berkembang, sebab di negara-negara ini perubahan yang kecil-kecilan (inkremental) tidaklah memadai guna tercapainya hasil berupa perbaikan-perbaikan besar-besaran.

Model pengamatan terpadu juga memperhitungkan tingkat kemampuan para pembuat keputusan yang berbeda-beda. Secara umum dapat dikatakan, bahwa semakin besar kemampuan para pembuat keputusan untuk memobilisasikan kekuasaannya guna mengimplementasikan keputusan-keputusan mereka, semakin besar keperluannya untuk melakukan scanning dan semakin menyeluruh scanning itu, semakin efektif pengambilan keputusan ‘tersebul Dengan demikian, moder pengamatan terpadu ini pada hakikatnya merupakan pendekatan kompromi yang menggabungkan pemanfaatan model rasional komprehensif dan moder inkremental dalam proses pengambilan keputusan

.

B.     KRITERIA PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Menurut konsepsi Anderson, nilai-nilai yang kemungkinan menjadi pedoman perilaku para pembuat keputusan itu dapat dikelompokkan menjadi 4 (empat) kategori, yaitu:
1. Nilai-nilai Politik

Pembuat keputusan mungkin melakukan penilaian atas altematif kebijaksanaan yang dipilihnya dari sudut pentingnya altematif-altematil itu bagi partai politiknya atau bagi kelompok-kelompok klien dari badan atau organisasi yang dipimpinnya. Keputusan-keputusan yang lahir dari tangan para pembuat keputusan seperti ini bukan mustahil dibuat demi keuntungan politik’ dan kebijaksanaan dengan demikian akan dilihat sebagai instrumen untuk memperluas pengaruh-pengaruh politik atau untuk mencapai tujuan dan kepentingan dari partai politik atau tujuan dari kelompok kepentingan yang bersangkutan.
2. Nilai-nilai organisasi

Para pembuat kepurusan, khususnya birokrat (sipil atau militer), mungkin dalam mengambil keputusan dipengaruhi oleh nilai-nilai organisasi di mana ia terlibat di dalamnya’ Organisasi, semisal badan-badan administrasi, menggunakan berbagai bentuk ganjaran dan sanksi dalam usahanya untuk memaksa para anggotanya menerima, dan bertindak sejalan dengan nilai-nilai yang telah digariskan oleh organisasi. Sepanjang nilai-nilai semacam itu ada, orang-orang yang bertindak selaku pengambil keputusan dalam organisasi itu kemungkinan akan dipedomani oleh pertimbangan-pertimbangan semacam itu sebagai perwujudan dari hasrat untuk melihat organisasinya tetap lestari, unuk tetap maju atau untuk memperlancar program-program dan kegiatan-kegiatannya atau atau untuk mempertahankan kekuasaan dan hak-hak istimewa yang selama ini dinikmati.

3. Nilai-nitai Pribadi

Hasrat untuk melindungi atau memenuhi kesejateraan atau kebutuhan fisik atau kebutuhan finansial’ reputasi diri, atau posisi historis kemungkinan juga digunakan- oleh para pembuat teputusan sebagai kriteria dalam pengambilan keputusan. Para politisi yang menerima uang sogok untuk membuat kepurusan tertentu yang menguntungkan si pemberi uang sogok, misalnya sebagai hadiah pemberian perizinan atau penandatanganan kontrak pembangunan proyek tertentu, jelas mempunyai kepentingan pribadi dalam benaknya. Seorang presiden yang mengatakan di depan para wartawan bahwa ia akan menggebut siapa saja yang bertindak inkonstirusional, jelas juga dipengaruhi oleh pertimbangan-pertimbangan pribadinya’misalnya agar ia mendapat tempat terhormat dalam sejarah bangsa sebagai seseorang yang konsisten dan nasionalis.
 
4. Nilai-nilai Kebijaksanaan

Dari perbincangan di atas, satu hal hendaklah dicamkan, yakni janganlah kita mempunyai anggapan yang sinis dan kemudian menarik kesimpulan bahwa para pengambil keputusan politik inr semata-mata hanyalah dipengaruhi oleh pertimbangan-penimbangan demi keuntungan politik, organisasi atau pribadi. Sebab, para pembuat keputusan mungkin pula bertindak berdasarkan atas penepsi mereka terhadap kepentingan umum atau keyakinan tertentu mengenai kebijaksanaan negara apa yang sekiranya secara moral tepat dan benar. Seorang wakil rakyat yang mempejuangkan undang-undang hak kebebasan sipil mungkin akan bertindak sejalan dengan itu karena ia yakin bahwa tindakan itulah yang secara moral benar, dan bahwa persamaan hak-hak sipil itu memang merupakan tujuan kebijaksanaan negara yang diinginkan, tanpa mempedulikan bahwa perjuangan itu mungkin akan menyebabkannya mengalami resiko-resiko politik yang fatal.

5. Nilai-nilai Ideologis

A.    Ideologi pada hakikatnya merupakan serangkaian nilai-nilai dan keyakinan yang secara logis saling berkaitan yang mencerminkan gambaran sederhana mengenai dunia serta berfungsi sebagai pedoman benindak bagi masyarakat yang meyakininya. Di berbagai negara sedang berkembang di kawasan Asia, Afrika dan Timur Tengah nasionalisme yang mencerminkan hasrat dari orang-orang atau bangsa yang bersangkutan untuk merdeka dan menentukan nasibnya sendiri — telah memberikan peran penting dalam mewamai kebijaksanaan luar negeri maupun dalam negeri mereka.

Pada masa gerakan nasional menuju kemerdekaan, nasionalisme telah berfungsi sebagai minyak bakar yang mengobarkan semangat perjuangan bangsa-bangsa di negara-negara sedang berkembang melawan kekuatan kolonial.
Di Indonesia, ideologi Pancasila setidaknya bila dilihat dari sudut perilaku politik regim, telah berfungsi sebagai resep untuk melaksanakan perubahan sosial dan ekonomi. Bahkan ideologi ini kerapkali juga dipergunakan sebagai instrumen pengukur legitimasi bagi partisipasi politik atau partisipasi dalam kegiatan pembangunan yang dilakukan oleh kelompok-kelompok dalam masyarakat (Abdul Wahab, Solichin, 1987).

C.     FAKTOR - FAKTOR YANG MEMPENGARUHI PENGAMBILAN KEPUTUSAN

A.    Komposisi kelompok. Ada 4 hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun komposisi kelompok.

1.      Penerimaan tujuan umum; mempengaruhi kerjasama dan tukar informasi

2.      Pembagian (divisibilitas) tugas kelompok; tidak semua tugas dapat dibagi

3.      Komunikasi dan status struktur; biasanya yang osisinya tertinggi paling mendominasi dalam kelompok.

4.      Ukuran kelompok; semakin besar kelompok semakin menyebar opini, konsekuensinya adalah semakin lemah partisipasi individu dalam kelompok tersebut.

B.     Kesamaan anggota kelompok Keputusan kelompok akan cepat dan mudah dibuat bila anggota kelompok sama satu dengan yang lain.

C.    Pengaruh (pengkutuban) polarisasi kelompok. Seringkali keputusan yang dibuat kelompok lebih ekstrim dibandingkan keputusan individu. Hal itu disebabkan karena adanya perbadingan sosial. Tidak semua orang berada di atas rata-rata. Oleh karena itu untuk mengimbanginya perlu dibuat keputusan yang jauh dari pendapat orang tersebut.

D.    PRINSIP DAN PROSES PEMBUATAN KEPUTUSAN

Pembuatan keputusan mengenal berbagai prinsip dasar sehingga baik dalam tahapan perumusan maupun implementasinya pembuatan keputusan tersebut memenuhi syarat sebagai alat manajemen yang dapat memberikan panduan bagi anggota dalam bertindak dan berprilaku. Adapun Prinsip-Prinsip tersebut adalah sebagai berikut:

1.      Keputusan pada dasarnya ditujukan untuk memecahkan masalah, karena itu setiap alternatif solusi hendaknya tepat untuk masalah yang dituju.

2.      Setiap keputusan hendaknya merupakan alternatif terbaik dengan resiko yang amat minial.

3.      Keputusan hendaknya sudah mempertimbangkan lingkup dan resiko secara sistematik dan sistemik.

4.      Keputusan hendaknya tidak berada diluar zona of acceptance manusia.

5.      Keputusan yang efektif adalah keputusan yang dapat dilaksanakan.

6.      Keputusan hendaknya memecahkan masalah yang generik bukan masalah yang oprasional teknis.

7.      Pembuatan Keputusan terdiri dari tahap perumusan keputusan dan implementasi keputusan.

8.      Pembuatan keputusan hendaknya menghasilkan suatu hasil yang dapat diukur.

9.      keputusan tidak selalu harus dimulai dari data, tapi dari judgement.
Keseluruhan prinsip di atas dapat dijadikan dasar dalam setiap pembuatan keputusan. Dengan menerapkan prinsip tersebut pembuat keputusan dapat terhindar dari berbagai kesalahan dalam menggunakan pembuatan keputusan. Ini mengandung arti bahwa kekacauan manajemen yang acap kali disebabkan oleh pembuatan keputusan yang tidak didasarkan kepada prinsip yang tepat dapat dihindari. Proses pembuatan keputusan terdiri dari dua tahapan yaitu: tahapan perumusan keputusan dan tahapan implementasi keputusan. Setiap tahapan terdiri dari berbagai langkah atau kegiatan yang secara sistematik dan runtun perlu diikuti oleh setiap pembuat keputusan. Keseluruhan rincian tahapan dan kegiatan pembuatan keputusan tersebut tercantum di bawah ini.

A. Perumusan Keputusan

1. Identifikasi masalah

Keputusan diperlukan untuk memecahkan masalah-masalah. Langkah pertama yang harus dilakukan oleh pembuat keputusan adalah masalah-masalah apa saja yang harus diputuskan. Menurut Peter Drucker, seorang eksekutif yang efektif tidak membuat keputusan untuk setiap masalah. Masalah yang harus mendapat perhatian adalah masalah-masalah mendasar yang mempunyai dampak luas dan menyeluruh bagi anggota dan bagi organisasi. Masalah-masalah ini disebut dengan “generic problems”. Masalah biasa tidak perlu diputuskan oleh eksekutif, tapi cukup oleh pimpinan tingkat yang lebih rendah berdasarkan aturan organisasi yang berlaku. Identifikasi masalah generik ini tidak perlu ditunjang oleh data yang lengkap, sebab bila data yang lengkap harus terkumpul dahulu, maka tidak akan ada suatu keputusan. Keputusan dapat dimulai dari judgment rasional dari seorang pemimpin.
2. Perumusan tujuan

Tujuan apakah yang harus dicapai melalui pemecahan suatu masalah? Asumsi dasar untuk setiap keputusan adalah bahwa suatu keputusan dibuat oleh seorang pemimpin untuk mencapai tujuan tertentu. Ini berarti tidak hanya masalah yang dipecahkan saja yang perlu jelas, tapi juga tujuan yang akan dicapainya harus labih jelas lagi. Kejelasan tujuan ini diperlukan sebagai pedoman untuk menentukan pilihan-pilihan keputusan yang paling tepat untuk suatu masalah. Keberhasilan suatu keputusan ditentukan oleh “apakah tujuan yang sudah ditetapkan itu akhirnya dapat dicapai atau tidak”. Tujuan untuk masalah-masalah yang generik harus dirumuskan secara umum dan mendasar, yang kemudian diterjemahkan kedalam tujuan-tijuan yang lebih operasional yang disebut dengan objektif. Setiap objektif perlu pula dijabarkan kedalam target-target baik yang bersifat kuantitatif maupun kualitatif. Suatu “decision tree” perlu dikembangkan sehingga jangkauan dampak dan lingkup suatu keputusan dapat diketahui dengan jelas.

3. Identifikasi Alternatif Solusi

Alternatif solusi atau pemecahan untuk suatu masalah sangat penting karena setiap masalah tidak mungkin dipecahkan hanya oleh suatu cara pemecahan saja. Alternatif-alternatif ini diperlukan untuk sampai kepada pilihan keputusan yang tepat dengan resiko yang sangat minimal. Identifikasi alternatif solusi ini ditentukan oleh: latar belakang pendidikan, pengalaman hidup, tingkat kecerdasan, kemampuan antisipatif, kemampuan berfikir kedepan, imaginasi, cita-cita, kreativitas, dan kemampuan untuk melihat secara jeli setiap resiko dan dampak serta peluang yang mungkin diciptakan oleh suatu alternatif keputusan tertentu.

4. Penentuan Kriteria Pemilihan Alternatif Solusi

Kriteria suatu alternatif pemecahan sangat sulit dikembangkan secara pasti, karena sangat bergantung kepada kondisi dan visi pembuat dan pelaksana keputusan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Namun demikian kriteria umum dapat diungkap seperti dibawah ini:

a.       Alternatif solusi itu harus tepat untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan

b.      Altertnatif solusi itu harus jelas dampak, resiko dan peluang yang mungkin diciptakan

c.       Alternatif solusi itu harus feasible untuk dilaksanakan

d.      Alternatif solusi itu harus tidak bertentangan dengan nilai, etika, moral yang dipegang oleh anggota organisasi dan oleh organisasi.

e.       Alternatif solusi itu harus membawa perubahan bagi organisasi menuju yang lebih baik dari keadaan sekarang. Secara operasional akhirnya kriteria ini sangat ditentukan oleh pembuat keputusan. Alternatif solusi yang dipilih mungkin mempunyai resiko tinggi dan sulit dilaksanakan, tapi dapat membawa perubahan yang diinginkan. Dalam manajemen acapkali ditemukan suatu alternatif solusi yang sangat mahal yang harus diambil untuk suatu hasil yang mempunyai nilai sangat tinggi.

5. Penentuan Pilihan Alternatif Solusi (Keputusan)

Penentuan pilihan solusi atau keputusan ini dalam tahapan pembuatan keputusan merupakan tahapan yang sangat kritis dan sangat menentukan. Pembuat keputusan atas dasar semua pilihan yang tersedia, dengan berbagai resiko, dampak dan peluang akhirnya harus sampai pada suatu titik pilihan keputusan. Pilihan ini harus diambil dengan kecermatan, kejelian, keberanian, tanggung jawab, dan komitmen yang besar. Tanpa sikap-sikap seperti itu suatu keputusan tidak akan mempunyai makna apa-apa. Sikap seperti inilah yang menciptakan berbagai dinamika dan perubahan dalam suatu organisasi.

B. Implentasi Keputusan

1. Legalisasi Keputusan

Langkah ini diperlukan dalam suatu proses pembuatan keputusan sebagai suatu cara untuk memperoleh keabsahan dan komitmen serta dasar hokum dari suatu keputusan sehingga seluruh anggota, unsur-unsur pimpinan dan seluruh jajaran organisasi terikat untuk melaksanakan keputusan itu. Legalisasi ini diwujudkan berdasarkan ketentuan yang diberlakukan dalam suatu organisasi.

2. Plan of actions

Atas dasar keputusan formal organisasi yang secara hukum memperoleh kekuatan, maka rancangan oprasional atau plan of action dapat disusun. Plan of action mencakup hal-hal sebagai berikut:

a.       Objective dan sasaran operasional

b.      Penentuan tugas dan tanggung jawab bagi setiap, personel yang terlibat

c.       Mekanisme organisasi dalam melaksanakan keputusan termasuk mekanisme pengawasan

d.      Penentuan sumber-sumber daya yang diperlukan untuk setiap kegiatan, termasuk sumber dana

e.       Time-line dari langkah awal hingga langkah review dan evaluasi

3. Sosialisasi dan Komunikasi

Langkah ini dipandang strategis untuk memasyarakatkan keputusan agar setiap orang memahami dalam rangka memenangkan dukungan untuk upaya yang mengandung pembaharuan. Tujuan yang perlu dicapai adalah support atau dukungan dari segenap anggota atau masyarakat organisasi terhadap upaya yang akan dilaksanakan. Sosialisasi dan komunikasi ini harus dirancang secara sistematik untuk menciptakan kondisi dan suasana yang favourable. Kritikan dan resistansi harus diantisipasi dan langkah-langkah penanggulangannya sudah harus disiapkan. Keseluruhan jalur komunikasi organisasi dan media teknologi yang diperlukan harus dimobilisir sedemikian rupa sehingga suasana yang favourable itu dapat diciptakan. Winning the support dari masyarakat begitu penting untuk ikut mendorong terwujudnya hasil yang diharapkan.

4. Action

Tahapan ini merupakan titik tumpu untuk keberhasilan tahapan implementasi keputusan. Tahapan action ini merupakan ”putting thing into practice”. Keseluruhan persiapan termasuk mekanisme organisasi yang telah disusun dicoba untuk bekerja melaksanakan keputusan yang telah diambil. Koordinasi, Komunikasi, dan kerja sama adalah kunci dari kelancaran proses implementasi ini Dalam pelaksanaan action ini ada beberapa hal yang kritis yaitu: organisasi, personnel, dan dana dalam suatu interaksi manajemen. Unsur kemampuan pimpinan untuk menggerakan rancangan adalah sangat penting. Pada awal action tentu akan ditemui berbagai kesulitan, pada langkah awal inilah diperlukan kesiapan seluruh aparat eksekutif untuk selalu siaga dalam menangani berbagai kesulitan yang muncul.

5. Pengawasan

Pengawasan adalah salah satu unsur yang dapat dimanfaatkan untuk membantu kelancaran implementasi. Pengawasan ini mencakup pemantauan atau monitoring, evaluasi dan intervensi untuk meluruskan apa yang ditemui tidak sesuai dengan ketentuan dan aturan yang telah ditentukan. Pengawasan ini dapat dilakukan oleh aparat yang ditunjuk untuk itu, atau langsung oleh unsur pimpinan kepada bawahannya.

6. Review dan evaluasi

Review adalah kaji ulang setiap langkah dan tahapan yang telah dilaksanakan sedangkan evaluasi adalah proses penilaian untuk mengetahui tingkat efisiensi dan efektivitas manajemen dalam rangka melaksanakan keputusan. Kegiatan ini tidak harus menunggu hingga keseluruhan langkah implementasi selesai, tapi dapat dilaksanakan secara terjadwal dan kontinue dalam rintangan waktu yang telah ditentukan. Dengan sistem review dan evaluasi seperti ini keseluruhan gambaran proses implementasi dapat di ketahui tingkat kemajuannya, kesulitannya dan hambatannya, karena itu langkah-langkah teknis untuk mengatasi semua persoalan dapat disusun secara sistemik dan sistematik.

E.     MODEL PENGAMBILAN KEPUTUSAN

A. Model Pengambilan Keputusan dalam Keadaan Kepastian (Certainty).

Menggambarkan bahwa setiap rangkaian keputusan (kegiatan) hanya mempunyai satu hasil (pay off tunggal). Model ini disebut juga Model Kepastian/ Deterministik.

B. Model Pengambilan Keputusan dalam kondisi Berisiko (Risk).

Menggambarkan bahwa setiap rangkaian keputusan (kegiatan) mempunyai sejumlah kemungkinan hasil dan masing-masing kemungkinan hasil probabilitasnya dapat diperhitungakan atau dapat diketahui. Model Keputusan dengan Risiko ini disebut juga Model Stokastik.

C. Model Pengambilan Keputusan dengan Ketidakpastian (Uncertainty).

Menggambarkan bahwa setiap rangkaian keputusan (kegiatan) mempunyai sejumlah kemungkinan hasil dan masing-masing kemungkinan hasil probabilitasnya tidak dapat diketahui/ditentukan. Model Keputusan dengan kondisi seperti ini adalah situasi yang paling sulit untuk pengambilan keputusan. (Kondisi yang penuh ketidakpastian ini relevan dengan apa yang dipelajari dalam Game Theory)

F.     PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN INDIVIDU (INDIVIDUAL DECISION MAKING)

Proses pembuatan keputusan individu yang dihasilkan oleh manager dapat dibedakan menjadi dua macam, pertama rational approach pendekatan ini menuntut manajer untuk membuat keputusan dan kedua adalah bounded rationality perspective yang menjelaskan bagaimana keputusan dibuat dibawah keterbatasan waktu dan sumber daya.

a. Rational Approach

Merupakan sebuah pendekatan rasional yang menekankan analisis permasalahan secara sistematis yang diikuti dengan pemilihan alternatif serta implementasi keputusan tersebut proses pembuatan keputusan secara individu. Pendekatan ini merupakan model ideal bagaimana keputusan dibuat dan pada praktiknya pendekatan ini tidak sepenuhnya dapat dicapai dalam dunia nyata. Menurut model ini keputusan dibuat melalui 8 tahap, antara lain:

1)      Monitor the decision environment

Pada tahap ini, manajer memonitor informasi yang mengindikasikan terjadinya penyimpangan baik itu informasi yang bersifat internal maupun eksternal.

2)      Define the decision problem

Pada tahap ini dilakukan identifikasi detail dari permasalahan yang terjadi.

3)      Specify decision objectives

Pada tahap ini manajer menentukan apa yang ingin dicapai oleh keputusan yang akan dibuat.

4)      Diagnose the problem

Di tahap ini manajer menelusuri lebih lanjut serta menganalisa apa yang menjadi sumber permasalahan.

5)      Develop alternative solutions

Manajer mengemukakan tidak hanya satu alternatif keputusan dalam menangani masalah.

6)      Evaluate alternatives

Pada tahap ini teknik-teknik statistik atau pengalaman pribadi dapat digunakan untuk mencari alternatif keputusan dengan tingkat keberhasilan tertinggi.

7)      Choose the best alternative

Pada tahap ini kemampuan seorang manajer diuji untuk memutuskan alternatif keputusan mana yang harus dipilih, sehingga ditahap ini akan dihasilkan alternatif keputusan tunggal sebagai solusi dari permasalahan yang terjadi.

a.       Implement the chosen alternative

Pada tahap ini manager mulai menggunakan kemampuan persuasif dan administratif manjerial yang dimilikinya. Manajer juga dituntut untuk memberikan arahan guna menjamin keputusan yang diambil dilaksanakan dengan baik.

b.      Bounded Rationality Perspective

Pendekatan proses pengambilan keputusan secara rasional sangat sulit dilakukan karena pada kenyataannya manajer dalam dunia nyata dituntut untuk melakukan pengambilan keputusan yang cepat, sehingga dalam pengambilan keputusan manajer akan terbatasi oleh waktu, faktor internal dan eksternal serta sifat alamiah suatu permasalahan yang tidak memungkinkan untuk dilakukannya suatu analisa menyeluruh terhadap permasalahan tersebut. Hal ini menjadikan pengambilan keputusan secara rasional menjadi terbatasi (bounded rationality perspective). Pengambilan keputusan menggunakan pendekatan ini umumnya lebih menekankan pada aspek intuisi, pengalaman dan penilaian (judgement) dibandingkan dengan langkah-langkah logis. Intuisi tidak selalu bersifat irasional, karena intuisi didasarkan atas pengalaman bertahun-tahun dari seorang manajer terhadap pekerjaannya yang telah tersimpan di alam bawah sadarnya. Intuisi akan menghasilkan keberanian serta firasat mengenai alternatif keputusan mana yang diperkirakan dapat memecahkan permasalahan, sehingga intuisi akan mempersingkat waktu dalam pengambilan keputusan.

G.    PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN ORGANISASI

Pada level organisasi keputusan yang dibuat umumnya tidak berasal dari satu manajer tapi merupakan kombinasi keputusan yang melibatkan seluruh manajer pada suatu organisasi. Berdasarkan penelitian terdapat 4 macam proses pengambilan keputusan pada level organisasi, yaitu: Perspective Management science approach, Carniege model, Incremental decision proses model, Garbage can model.

a. Management Science Approach

Pendekatan manajemen pengetahuan dapat didefinisikan sebagai pendekatan rasional pengambilan keputusan pada level organisasi. Pendekatan ini merupakan alat yang baik dalam proses pengambilan keputusan organisasi, terutama jika permasalahan yang terjadi dapat dianalisa serta variabel permasalahan dapat di identifikasi serta terukur. Kelemahan model ini adalah tidak banyak permasalahan dengan data kuantitatif yang memadai dan proses penyampaian tacit knowledge (pengetahuan yang dimiliki setiap manajer) umumnya sukar dilakukan. Keputusan yang dihasilkan menggunakan pendekatan ini dapat berupa kesimpulan kualitatif, kuantitatif atau kombinasi keduanya.

b. Carnegie Model

1)      Model ini dapat digambarkan sebagai model bounded rationality perspective pada level organisasi. Model ini menjelaskan pengambilan keputusan melalui beberapa tahapan sebagai berikut:Adanya ketidakpastian karena terbatasnya informasi yang dapat diperoleh manajer serta konflik kepentingan yang terjadi karena setiap manajer memiliki tujuan, opini, nilai, serta pengalaman yang berbeda-beda akan mendorong terjadinya koalisi antar manajer.

2)      Koalisi akan dibutuhkan selama proses pengambilan keputusan karena:

a)      Ambiguitas tujuan organisasi dan inkonsistensi tujuan dari departemen operasi.

b)      Manajer tidak memiliki waktu, sumber daya serta kapasitas mental untuk mengidentifikasi setiap dimensi serta memproses seluruh informasi yang relevan dengan keputusan yang akan dibuat.Terbentuknya koalisi antar manajer memungkin kan terjadinya diskusi, interpretasi tujuan serta permasalahan, tukar pendapat, menentukan prioritas masalah, serta dukungan secara sosial terhadap permasalahan beserta solusinya.

3)      Koalisi akan mempermudah pencarian solusi untuk mengatasi permasalahan yang ada.

4)      Solusi yang ada akan menghasilkan keputusan yang akan memberikan solusi memuaskan (satisficing) dan bukan solusi optimal bagi organisasi. Hal ini terjadi karena adanya problemistic search, yaitu kondisi dimana manajer terpaku pada lingkungan koalisi yang terbentuk sehingga mereka hanya mengharapkan solusi yang secepatnya dapat memecahkan masalah tanpa mempertimbangkan optimalisasi organisasi.
Kelemahan model Carnegie antara lain, terkadang sulit untuk membangun koalisi yang solid, diskusi dalam tubuh koalisi biasanya memerlukan waktu lama untuk mencapai suatu kesepakatan dan keputusan yang dihasilkan biasanya hanya memberikan solusi satisficing, selain itu model ini juga menekankan pentingnya persetujuan politik (political bargaining) sehingga model Carnegie cocok digunakan dalam mengidentifikasi masalah yang terjadi di organisasi.

c. Incremental Decision Process Model

Model ini pengambilan keputusan ini menyerupai dengan model pengambilan keputusan secara Carnegie, yang menekankan lebih detail pada tahapan mulai dari identifikasi masalah hingga solusinya, namun kurang menekankan pada faktor sosial dan politik. Tahapan pengambilan keputusan dapat dijabarkan melalui 3 fase, yaitu

 
1) Identification Phase

Fase identifikasi ini diawali dengan rekognisi, yaitu suatu keadaan dimana para manajer menjadi sadar akan adanya masalah dan perlunya mengambil suatu keputusan. Rekognisi pada umumnya distimulasi oleh adanya masalah yang tercermin dari perubahan lingkungan eksternal organisasi sehingga terjadi penurunan kinerja. Kemudian, setelah rekognisi manajer akan melalui langkah selanjutnya, yakni diagnosis dimana terjadi pengumpulan informasi yang dibutuhkan untuk menjelaskan masalah yang terjadi.
2) Development Phase

Pada fase ini terbentuk beberapa solusi untuk menyelesaikan permasalahan yang sebelumnya telah teridentifikasi. Solusi ini terbentuk melalui dua cara, antara lain:

a)      Search

Pada cara ini dapat digunakan prosedur dalam mencari alternatif keputusan.

b)      Design

Setelah itu dilakukan pemilihan desain solusi yang diinginkan melalui proses trial-and-error.

c)      Selection Phase

Fase dimana terjadi pemilihan solusi. Pemilihan solusi ini dilakukan melalui 3 cara, pertama penilaian (judgement) dimana para pembuat keputusan melakukan penilaian terhadap alternatif-alternatif solusi yang ada. Kedua, perundingan (bargaining), perundingan akan terjadi jika pemilihan solusi melibatkan lebih dari satu pembuat keputusan, diskusi dan perundingan ini akan berjalan hingga terbentuk sebuah koalisi seperti yang dijelaskan pada model Carnegie diatas. Ketiga, pemberian wewenang (authorization) pada tahap ini keputusan akan disebarluaskan kepada setiap hirarki organisasi hingga level terbawah dari hirarki.

 
d. Garbage Can Model

Model ini merupakan hasil evolusi dari Carnegie Model dan Incremental Decision Process Model. Perbedaannya adalah, jika Carnegie dan Incremental Decision Process Model memberikan informasi mengenai bagaimana keputusan tunggal terbentuk, maka Garbage Can Model menggambarkan bagaimana alur setiap keputusan dibuat dalam organisasi secara keseluruhan. Beberapa karakteristik mengenai model ini adalah:

1) Organized anarchy

Yaitu suatu keadaan dimana terjadi tingkat ketidakpastian yang sangat tinggi, sehingga terjadi anarki organisasi dimana terjadi penyimpangan otoritas vertikal dari hirarki serta keputusan birokratik. Anarki organisasi ditandai dengan adanya perubahan yang cepat dan kolektif terhadap lingkungan birokrasi.

2) Streams of events

Karakteristik lain dari Garbage Can Model adalah proses pengambilan keputusan yang tidak berurutan dimana seharusnya pengambilan keputusan seharusnya diawali dengan adanya suatu masalah dan berakhir dengan ditemukannya solusi. Pengambilan keputusan yang terjadi pada model ini mengikuti aliran sebagai berikut:

a)      ProblemsMasalah muncul saat terjadi ketidakpuasan terhadap kinerja.

b)      Potential solution Merupakan gagasan yang dikemukakan seorang karyawan yang tidak selalu menduduki jabatan seorang manajer.

c)      Participants

Partisipan merupakan karyawan organisasi.

d)     Choice of opportunities

Merupakan saat dimana organisasi memiliki peluang dan harus membuat keputusan.

3) Consequences

Gargbage can model memiliki 4 macam konsekuensi, antara lain:

a.       Solusi dapat saja terbentuk meskipun organisasi tidak sedang mengalami masalah.

b.      Pilihan dapat ditentukan meskipun terkadang tidak memecahkan permasalahan.

c.       Permasalahan dapat berlarut-larut, karena partisipan terbiasa dengan masalah yang terjadi dan menyerah untuk menyelesaikannya.
d)

d.      Tidak semua masalah dapat terpecahkan.

Garbage can model cocok untuk digunakan pada pengambilan keputusan pada keadaaan problematik dengan informasi mengenai permasalahan yang sangat minim.

silahkan klik link ini :

http://adf.ly/t6Tz2 

untuk download makalah  perencanaan dan pengambilan keputusan